Häufig gestellte Fragen (Betreiber-FAQ)

Senden Sie uns das ausgefüllte Anmeldeformular für Betreiber per E-Mail an anmeldung@meet-the-top.de. Alternativ können Sie das Formular auch ausdrucken und uns per Fax oder Post zusenden. Anschließend werden wir Ihre Anmeldung prüfen. Wenn Sie eine Zusage für die Veranstaltung erhalten, bekommen Sie in der Regel innerhalb von 2–4 Arbeitstagen nach Eingang eine Rückmeldung.

Bitte beachten Sie, dass die Zusendung des Formulars keine direkte und verbindliche Anmeldung darstellt, sondern lediglich Ihr Interesse an einer Teilnahme am Branchenevent MEET THE TOP bekundet. Eine Zusage erfolgt erst nach Prüfung Ihrer Angaben und Auswahlverfahren. Sie erhalten schnellstmöglich Rückmeldung von uns.

Um Missverständnisse zu vermeiden, beachten Sie bitte, dass eine Anmeldung noch keine feste Zusage zur Veranstaltung garantiert. Um ein möglichst attraktives Teilnehmerfeld zu schaffen, prüfen wir als Veranstalter jede Anmeldung und Nominierung vorab genau (mehrfache Teilnahmen in den letzten Jahren, negative Erfahrungen bei vergangenen Events, Erfahrungsberichte von Herstellern, etc.).

ACHTUNG: Unter einem Betreiber verstehen wir ein Unternehmen aus dem Physio- und Gesundheitsbereich, dass mindestens 1 oder mehrere Anlagen besitzt. Eine Physiokette wird beispielsweise nur als 1 Betreiber gezählt. Dadurch können wir die Gesprächseffizienz für Sie deutlich erhöhen.

MEET THE TOP ist ein Hosted-Buyer-Event. Per Definition ist ein Hosted-Buyer-Event eine Veranstaltung, bei der der Veranstalter mit den finanziellen Mitteln der Verkäuferseite (= Industrie), die Käuferseite (= Betreiber) kostenfrei einlädt. Dies beinhaltet unter anderem die Kosten für Anreise, Unterkunft und Verpflegung. Im Gegensatz dazu verpflichtet sich der Betreiber zur Einhaltung der terminierten Business-Meetings vor Ort.

Um die Ernsthaftigkeit und Investitionsbereitschaft einer Betreiber-Teilnahme zu prüfen, haben wir uns bewusst gegen die Übernahme der An- und Abreisekosten entschieden. Ein Betreiber muss somit mindestens seinen Flug selbst bezahlen.

Insgesamt wird pro Betreiber maximal 1 Firmenvertreter mit Entscheidungsbefugnis kostenfrei (exkl. Flug) eingeladen. Die Kosten für 3 Übernachtungen, Vollpension, Tagungspauschale, Event-Kit, Flughafen-Bus-Shuttle und Öko-Insel-Steuer werden von uns als Veranstalter übernommen. Ein weiterer Firmenvertreter wird zu geringen Kosten ebenfalls subventioniert. Ab dem 3. Firmenvertreter sind die Kosten für die Teilnahme von weiteren Personen seitens des Betreibers anteilig selbst zu tragen.

ACHTUNG: Unter einem Betreiber verstehen wir ein Unternehmen aus dem Fitness- und Gesundheitsbereich, dass mindestens 1 oder mehrere Anlagen besitzt. Eine Fitnesskette wird beispielsweise nur als 1 Betreiber gezählt. Dadurch können wir die Gesprächseffizienz für Sie deutlich erhöhen.

Ihre Eventteilnahme beinhaltet Vollpension während des Veranstaltungszeitraums, inklusive Tischgetränke im Restaurant (Wasser und Softgetränke, am Abend Bier und Hauswein). Nicht inklusive sind Getränke an der Bar, Mini-Bar im Zimmer, SPA-Anwendungen, wie auch weitere Zusatzleistungen. Die jeweiligen Preise können Sie an der Hotelrezeption erfragen. Die Vollpension-Verpflegung beginnt mit dem Abendessen am 1. Veranstaltungstag und endet mit dem Frühstück am letzten Veranstaltungstag. Für Spätabreisende bietet das Hotel am Abreisetag gegen Aufpreis ein zusätzliches Mittagessen an. Informationen hierzu erhalten Sie an der Hotelrezeption.

Ihr Flug sowie An- und Abreise sind keine Bestandteile Ihrer Teilnahmegebühr. Inbegriffen ist der Bus-Shuttle vom Flughafen Palma zum Veranstaltungshotel und wieder zurück. Sollten Sie +/-1 Tag außerhalb des offiziellen Veranstaltungszeitraums an- oder abreisen, ist dieser Transfer für Sie ebenfalls kostenfrei und bereits in der Teilnahmegebühr enthalten. Um Ihnen den Transfer anbieten und vorab organisieren zu können, bitten wir Sie, uns Ihre Flugdaten (Abflughafen, Flugnummer, Flugzeiten) frühst möglich, spätestens jedoch 30 Tage vor dem Event zu übermitteln.

Ein Joker ist ein regulärer Teilnehmer auf Betreiberseite, jedoch ohne Meetingplan. Der Joker springt dann ein und übernimmt einen Meetingplan, wenn ein Betreiber mit Meetingplan kurzfristig absagt oder krankheitsbedingt ausfällt. Die Industrieseite kann sich einen Joker nicht vorab zu einem Speed-Dating-Meeting wünschen.

Ein Joker erhält die gleichen Konditionen, sprich die kostenfreie Einladung des 1. Firmenvertreters und wird wie gewohnt als Teilnehmer geführt. Sollte kein Betreiber fehlen und es muss kein Meetingplan übernommen werden, kann der Joker vor Ort frei Netzwerken und über unsere Smartphone-Event-App individuelle Meetings vereinbaren. An allen weiteren Programmpunkten wie Abendprogramm, Fachvorträgen, Opening und Closing nimmt ein Joker wie gewohnt teil und kann das Event vollumfänglich zum Netzwerken und Weiterbilden nutzen.

Ein Flaneur ist in der einfachen Übersetzung ein "offiziell angemeldeter Zuschauer". Es handelt sich um einen Betreiber, der ohne finanzielle Unterstützung durch die Industrie seine Teilnahme an der Netzwerkveranstaltung zu 100 % selbst bezahlt. Ein Flaneur kann nicht an den offiziellen Meetings teilnehmen. An allen weiteren Programmpunkten wie Abendprogramm, Fachvorträgen, Opening und Closing nimmt ein Flaneuer wie gewohnt teil und kann das Event vollumfänglich zum Netzwerken und Weiterbilden nutzen.

Schauen Sie regelmäßig auf der Homepage nach den teilnehmenden Industriefirmen und machen Sie sich konkret Gedanken, welche Pläne Sie für die Zukunft Ihres Unternehmens haben und mit Hilfe welcher Firmen diese bestmöglich realisiert werden können. Sobald Sie Ihren individuellen Meetingplan haben, bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächspartner vor. Erscheinen Sie pünktlich zu den Meetings und genießen Sie die Veranstaltung inmitten eines wundervollen Ambientes.

Halten Sie die 20 Minuten für ein Meeting ein. Hierbei geht es nur ums Kennenlernen, ein erstes Herantasten – versteht man sich gut und besteht Interesse, gibt es viele weitere Möglichkeiten sich auszutauschen, z. B. in der Lobby, bei einem Spaziergang oder beim Essen. Seid höflich und freundlich, aber ehrlich. Wer seinem Gegenüber ein gutes Gefühl geben möchte, aber merkt, dass man nicht zusammenkommt, weckt falsche Erwartungen. Bei einem Follow-up hinterlässt das ein schlechtes Gefühl. Nutzen Sie das vorhandene Netzwerk vor Ort und tauschen Sie sich mit anderen Betreibern aus. Hier sind viele andere Unternehmer, von deren Wissen Sie profitieren können und die sich über Austausch freuen. Neben den terminierten Meetings können auch weitere Lieferanten für Sie interessant sein. Nutzen Sie Ihre Freizeit, um Termine auszumachen oder diese anzusprechen. Hier kann Ihnen die App sehr gut helfen.

Jeder Veranstalter kann Werbung für sein Event machen, so viel er möchte. Die zielführendste Empfehlung für eine Veranstaltung sind jedoch die Gespräche mit ehemaligen Teilnehmern. Sprechen Sie Industriefirmen oder Betreiber an, die bereits an unserer Veranstaltung teilgenommen haben. Sie werden Ihnen mit Sicherheit ein ehrliches Feedback geben können, ob die Veranstaltung für Sie zielführend ist. Vielleicht erleichtert das Ihre Entscheidung, an der Veranstaltung teilzunehmen. Andernfalls kontaktieren Sie uns per E-Mail oder Telefon und wir können Ihnen mit Sicherheit bei Ihrer Entscheidungsfindung weiterhelfen.

Ca. 2–3 Wochen vor der Veranstaltung erhalten Sie per E-Mail Ihre Zugangsdaten für den Login-Bereich auf unserer Website. Ab diesem Zeitpunkt können Sie alle angemeldeten Industriefirmen einsehen und Ihre Meetingwünsche vergeben. Sie haben 1 Woche Zeit, Ihre Wunschauswahl zu treffen. Sie können bis zu 15 Wunschterminen vergeben. Ihre Auswahl wird den teilnehmenden Industrievertretern in Echtzeit im eigenen Login-Bereich angezeigt. Die Industrie kann ab diesem Zeitpunkt den Wunschtermin bestätigen. Wir empfehlen Ihnen daher, zeitnah Ihre Auswahl zu treffen, damit Sie Ihren gewünschten Gesprächspartnern die Chance geben, Ihrem Wunsch nachzukommen.

Ihre Wünsche werden den Industriefirmen übermittelt. Die finale Auswahl der Meetings wirddaraufhin von der teilnehmenden Industrie bestimmt. Sie werden an den beiden Meetingtagen (2. und 3. Veranstaltungstag) von 8.30 bis 14.00 Uhr, ca. 5 - 13 Meetings je 20 Minuten pro Tag haben. Somit maximal 26 Meetings verteilt auf 2 Tage.

Sie werden ca. 2 - 5 Tage vor dem Event per E-Mail benachrichtigt, sobald Ihr finaler Meetingplan zum Download in Ihrem Login-Bereich zur Verfügung steht. Ebenso erhalten Sie Ihren persönlichen Meetingplan in der MTT-App und bei der Ankunft vor Ort in Ihrer Teilnehmertasche. Ihren App-Zugang erhalten Sie von uns im Vorfeld der Veranstaltung.

Die 20-minütigen Business-Meetings finden in Räumlichkeiten der Hotelanlage statt. Die einzelnen Räume und Flächen sind vor Ort ausgeschildert. Zur besseren Orientierung erhalten Sie einen Lageplan in Ihrer Teilnehmertasche. Diesen Lageplan finden Sie zudem im Teilnehmerhandbuch und in der MTT-Event-App.

Jede Industriefirma hat Ihren eigenen fest zugewiesenen Tisch mit einer Nummer von 001 bis 250. Die Tischnummer Ihres Gesprächspartners finden Sie auf Ihrem Meetingplan. Zusätzlich erkennen Sie den Tisch Ihres Meetingpartners an den Aufstellern auf den Meetingtischen mit der jeweiligen Tischnummer, sowie dem Firmenlogo. Sie als Betreiber gehen gemäß Ihres individuellen Meetingplanes jeweils an den Tisch Ihres zugeordneten Meetingpartners. Nach 20 Minuten Meeting ertönt ein Gong, und alle Betreiber wechseln zum Meetingtisch Ihres nächsten Gesprächspartners.

Wir führen keinen verbindlichen Dresscode, möchten Ihnen jedoch gerne eine grobe Orientierung geben. Der Kleidungsstil, der gerne verwendet wird, lautet “Business Casual”. Sowohl während der Meetings, als auch bei den Abendveranstaltungen besteht keine Anzugs- oder Krawattenpflicht. Wir möchten, dass Sie sich wohlfühlen, daher tragen Sie gerne die Kleidung, die Sie auch sonst im Businessbereich oder zu Restaurantbesuchen tragen. Sollten Sie sich weiterhin unsicher sein, werfen Sie gerne einen Blick in unsere Galerie und schauen Sie sich die Fotos der Teilnehmer der letzten Jahre an.

Bereits frühzeitig vor Event werden alle teilnehmenden Industriefirmen auf unserer Homepage veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert. Sie haben somit dauerhaft einen Einblick darüber, wer an der kommenden Veranstaltung teilnehmen wird. Ca. 2–3 Wochen vor der Veranstaltung erhalten Sie per E-Mail Ihre Zugangsdaten für den Login-Bereich auf unserer Website für die Auswahl potenzieller Gesprächspartner bei MEET THE TOP. Zudem können Sie on event via App alle Teilnehmer einsehen und Kontakt zu ihnen aufnehmen.

Ca. 3-5 Tage vor dem Event erhalten Sie Ihre persönlichen Anmeldedaten und Links zu den jeweiligen App-Stores für die MEET THE TOP App. Diese ist exklusiv nur für die Teilnehmer vor Ort bestimmt. Die App verkörpert den smarten Organizer des Premium-Treffens, mit dem Sie jederzeit Ihren Meetingplan digital abrufen und mit anderen Teilnehmern kommunizieren können. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, bei Fragen oder Problemen die Chat-Funktion zu nutzen und direkt mit dem Event-Team in Kontakt zu treten.

Kurzfristige Programm- und Meetingänderungen, sowie Veranstaltungsinformationen werden auf den Info-Tafeln an der Rezeption, am Info-Counter, und in der MTT-App veröffentlicht. Um auf dem Laufenden zu bleiben, empfehlen wir Ihnen insbesondere die Nutzung unserer MTT-App. Die Bus-Shuttle-Abfahrtszeiten werden 1 Tag vor Ihrer Abreise an der Rezeption bzw. am Info-Counter ausgehängt.

Bei Ankunft am Vor- oder Nachmittag des 1. Veranstaltungstages, haben Sie die Möglichkeit einen Snack in der Hotel-Bar auf Selbstkostenbasis zu bestellen. Die offizielle Verpflegung beginnt mit dem Abendessen am 1. Veranstaltungstag.

Die Nutzung des W-LANs ist für den gesamten Eventzeitraum kostenfrei. Sie haben sowohl auf dem Hotelzimmer, als auch in den Veranstaltungsräumen kostenfreies W-LAN.

Das Event-Programm veröffentlichen wir auf unserer Website. Hier können Sie den Tagesablauf und die einzelnen Programmpunkte einsehen.

Das Vortragsprogramm mit Themen und Referenten veröffentlichen wir spätestens 30 Tage vor der Veranstaltung auf unserer Website www.meet-the-top.de.

Am Anreisetag können Sie ab 15 Uhr in Ihrem Zimmer einchecken.

• Frühstück:07.00 - 10.00 Uhr
• Mittagessen:12.00 - 15.00 Uhr
• Abendessen:19.30 - 22.00 Uhr

• Fitnessstudio, Fußball, Jogging, Nordic Walking
• SPA (Sauna und Schwimmbad 1x pro Tag kostenfrei; Massagen zzgl. Gebühr)
• Gegen Gebühr: Tennis, Golf, Driving-Range, Mountainbike