Häufig gestellte Fragen (Industrie-FAQ)

Anmeldung und gebuchte Leistungen

  • Wie kann ich an MEET THE TOP teilnehmen?

    Senden Sie uns das ausgefüllte Anmeldeformular für die Industrie per E-Mail an anmeldung@meet-the-top.de. Alternativ können Sie das Formular auch ausdrucken und uns per Fax oder Post zusenden. Soweit noch Plätze verfügbar sind, erhalten Sie in der Regel innerhalb von 2–4 Arbeitstagen nach Eingang eine Rückmeldung.

  • Werden Betreiber kostenfrei eingeladen?

    MEET THE TOP ist ein Hosted-Buyer-Event. Per Definition ist ein Hosted-Buyer-Event eine Veranstaltung, bei der der Veranstalter mit den finanziellen Mitteln der Verkäuferseite (= Industrie), die Käuferseite (= Betreiber) kostenfrei einlädt. Dies beinhaltet unter anderem die Kosten für Anreise, Unterkunft und Verpflegung.

    Um die Ernsthaftigkeit und Investitionsbereitschaft einer Betreiber-Teilnahme zu prüfen, haben wir uns bewusst gegen die Übernahme der An- und Abreisekosten entschieden. Ein Betreiber muss somit mindestens seinen Flug selbst bezahlen.

    Insgesamt wird pro Betreiber maximal 1 Firmenvertreter mit Entscheidungsbefugnis kostenfrei (exkl. Flug) eingeladen. Die Kosten für 3 Übernachtungen, Vollpension, Tagungspauschale, Event-Kit, Flughafen-Bus-Shuttle und Öko-Insel-Steuer werden von uns als Veranstalter übernommen. Ein weiterer Firmenvertreter wird zu geringen Kosten ebenfalls subventioniert. Ab dem 3. Firmenvertreter sind die Kosten für die Teilnahme von weiteren Personen seitens des Betreibers nahezu vollständig zu übernehmen.

    ACHTUNG: Unter einem Betreiber verstehen wir ein Unternehmen aus dem Fitness- und Gesundheitsbereich, dass mindestens 1 oder mehrere Anlagen besitzt. Eine Fitnesskette wird beispielsweise nur als 1 Betreiber gezählt. Dadurch können wir die Gesprächseffizienz für Sie deutlich erhöhen.

  • Kann ich Betreiber für eine Teilnahme empfehlen / nominieren?

    Ja, Sie können einen Betreiber, von dem Sie Kenntnis haben, dass er in den kommenden 1–2 Jahren Investitionen plant, für die Teilnahme bei MEET THE TOP nominieren. Eine Nominierung sollte im Idealfall 3–9 Monate vor der Veranstaltung erfolgen. Schreiben Sie uns dazu eine E-Mail an info@meet-the-top.de mit den Kontaktdaten des Betreibers. Von Vorteil sind 2–3 Sätze darüber, was genau der Unternehmer, nach Ihrem Wissensstand, plant.

    Von einer Nominierung profitieren Sie, wie auch der Betreiber. Der nominierte Betreiber profitiert durch ein beschleunigtes Auswahlverfahren, womit die Wahrscheinlichkeit einer Zusage zur Teilnahme an der Veranstaltung deutlich erhöht wird. Ihr Vorteil einer Nominierung ist die Wahrnehmung und Wertschätzung gegenüber dem Betreiber. Bei den offiziellen Einladungen per Post erwähnen wir Sie als Nominierungsgeber und nehmen Sie in der Einladung per E-Mail in CC.

    Achten Sie bei Ihrer Nominierung bitte darauf, dass wir keine Garantie geben können, ob wir nach einer Nominierung den Betreiber wirklich einladen und am Ende zur Veranstaltung zulassen. Wir sind bestrebt, Ihnen jedes Jahr ein hochkarätiges Teilnehmerfeld zu präsentieren. Hierzu gehört auch eine Neu-Quote an Betreibern von mind. 40 %, die entweder noch nie oder seit mind. 5 Jahren nicht mehr an einem MTT-Event teilgenommen hatten. So können wir Ihnen auch in den Folgejahren immer wieder ein neues und attraktives Teilnehmerfeld präsentieren.

    In unserem Prüfungsverfahren gehen wir bei jeder Nominierung und Anmeldung eines Betreibers verschiedene Kriterien durch, die vor einer Einladung oder Zusage erfüllt sein müssen. Punkte sind hier z. B., ob der Betreiber auf vergangenen Veranstaltungen negativ aufgefallen ist, beispielsweise durch Meetingausfälle, Lustlosigkeit während der Meetings, unangemessenes Verhalten, etc. Ebenso holen wir Wirtschaftsauskünfte ein, um abschätzen zu können, ob Investitionen überhaupt im Bereich des Möglichen liegen.

    Alles in allem lohnt sich eine Nominierung immer – und zwar in beide Richtungen. Nutzen Sie eine Nominierung, um Ihre bestehenden Kunden weiter zu binden und potenzielle Neukunden final in einem hochkarätigen Ambiente von Ihren Produkten zu überzeugen.

  • Was ist ein Joker?

    Ein Joker ist ein regulärer Teilnehmer auf Betreiberseite, jedoch ohne Meetingplan. Der Joker springt dann ein und übernimmt einen Meetingplan, wenn ein Betreiber mit Meetingplan kurzfristig absagt oder krankheitsbedingt ausfällt. Die Industrieseite kann sich einen Joker nicht vorab zu einem Speed-Dating-Meeting wünschen.

    Ein Joker erhält die gleichen Konditionen, sprich die kostenfreie Einladung des 1. Firmenvertreters und wird wie gewohnt als Teilnehmer geführt. Sollte kein Betreiber fehlen und es muss kein Meetingplan übernommen werden, kann der Joker vor Ort frei Netzwerken und über unsere Smartphone-Event-App individuelle Meetings vereinbaren. An allen weiteren Programmpunkten wie Abendprogramm, Fachvorträgen, Opening und Closing nimmt ein Joker wie gewohnt teil und kann das Event vollumfänglich zum Netzwerken und Weiterbilden nutzen.

  • Was ist ein Flaneur?

    Ein Flaneur ist in der einfachen Übersetzung ein "offiziell angemeldeter Zuschauer". Es handelt sich um einen Betreiber, der ohne finanzielle Unterstützung durch die Industrie seine Teilnahme an der Netzwerkveranstaltung zu 100 % selbst bezahlt. Ein Flaneur kann nicht an den offiziellen Meetings teilnehmen. An allen weiteren Programmpunkten wie Abendprogramm, Fachvorträgen, Opening und Closing nimmt ein Flaneuer wie gewohnt teil und kann das Event vollumfänglich zum Netzwerken und Weiterbilden nutzen.

  • Ist der Flug bereits in der Teilnahmegebühr enthalten?

    Nein, Ihr Flug sowie An- und Abreise sind keine Bestandteile Ihrer Teilnahmegebühr. Inbegriffen ist der Bus-Shuttle vom Flughafen Palma zum Veranstaltungshotel und wieder zurück. Sollten Sie +/-1 Tag außerhalb des offiziellen Veranstaltungszeitraums an- oder abreisen, ist dieser Transfer für Sie ebenfalls kostenfrei und bereits in der Teilnahmegebühr enthalten.

  • Ist der Bus-Shuttle vom Flughafen zum Hotel bereits im Preis enthalten?

    Der Bus-Shuttle vom Flughafen Palma zum Veranstaltungshotel und wieder zurück ist in Ihrer Teilnahmegebühr bereits inkludiert. Sollten Sie +/-1 Tag außerhalb des offiziellen Veranstaltungszeitraums an- oder abreisen, ist dieser Transfer ebenfalls für Sie kostenfrei und bereits in der Teilnahmegebühr enthalten. Um Ihnen den Transfer anbieten und vorab organisieren zu können, bitten wir Sie, uns Ihre Flugdaten (Abflughafen, Flugnummer, Flugzeiten) frühst möglich, spätestens jedoch 30 Tage vor dem Event zu übermitteln.

  • Was ist alles in der Teilnahmegbühr inklusive?

    Ihre Eventteilnahme beinhaltet Vollpension während des Veranstaltungszeitraums, inklusive Tischgetränke im Restaurant (Wasser und Softgetränke, am Abend Bier und Hauswein).

    Nicht inklusive sind Getränke an der Bar, Mini-Bar im Zimmer, SPA-Anwendungen, wie auch weitere Zusatzleistungen.

    Die jeweiligen Preise können Sie an der Hotelrezeption erfragen. Die Vollpension-Verpflegung beginnt mit dem Abendessen am 1. Veranstaltungstag und endet mit dem Frühstück am letzten Veranstaltungstag. Für Spätabreisende bietet das Hotel am Abreisetag gegen Aufpreis ein zusätzliches Mittagessen an. Informationen hierzu erhalten Sie an der Hotelrezeption.


Meetingwahl und Meetingplan

  • Habe ich alle meine Meetings an einem Tag?
    • Wenn Sie 24 Meetings gebucht haben, verteilen sich Ihre Meetings auf beide Meetingtage.
    • Wenn Sie 12 Meetings am 1. Meetingtag gebucht haben, finden alle 12 Meetings am 1. Meetingtag statt.
    • Wenn Sie 12 Meetings am 2. Meetingtag gebucht haben, finden alle 12 Meetings am 2. Meetingtag statt.
  • Was ist der Unterschied zwischen 12 Meetings am 1. und am 2. Meetingtag?

    In Summe haben Sie mit beiden Paketen die gleiche Anzahl an Meetings. Sie haben weder bessere noch schlechtere Meetings. Der Vorteil am 1. Meetingtag ist, dass Sie die geführten Gespräche an den restlichen Tagen der Veranstaltung besser nachfassen und im Rahmen des Freizeitprogramms und abends an der Bar noch intensivieren können.

  • Habe ich bei 24 gebuchten Meetings jeden Tag 12 Meetings?

    Die Meetings beginnen um 8.30 Uhr und enden um 14.00 Uhr. In dieser Zeit gibt es 13 Terminslots von jeweils 20 Minuten. Es kann somit sein, dass Sie am 1. Meetingtag bereits bis zu 13 Meetings und dafür am 2. Meetingtag nur noch 11 haben. Insgesamt werden Sie 24 Meetings über die Veranstaltung hinweg absolvieren.

  • Wann kann ich die Teilnehmerliste einsehen?

    Ca. 2-3 Wochen vor der Veranstaltung erhalten Sie per E-Mail Ihre Zugangsdaten für den Login-Bereich auf unserer Website. Ab diesem Zeitpunkt können Sie alle teilnehmenden Betreiber einsehen. Ebenso stellen wir Ihnen eine Übersicht der Teilnehmer als Excel-Download in Ihrem Login-Bereich zur Verfügung. Die teilnehmenden Industriefirmen können Sie jederzeit auch ohne Login-Daten einsehen.

  • Wann starten die Meetingwahlen?

    Ca. 2–3 Wochen vor der Veranstaltung erhalten Sie per E-Mail Ihre Zugangsdaten für den Login-Bereich auf unserer Website. Ab diesem Zeitpunkt können Sie alle angemeldeten Betreiber einsehen und Ihre Meetingwünsche vergeben. Sie haben 1 Woche Zeit, Ihre Wunschauswahl zu treffen.

  • Wann erhalte ich meinen Meetingplan?

    Ihren Meetingplan können Sie ca. 3–5 Tage vor der Veranstaltung in Ihrem Login-Bereich herunterladen oder in der MTT Event-App abrufen. Des Weiteren befindet sich ein Papierausdruck Ihres Meetingplans in Ihrer Teilnehmertasche, die Sie bei Ankunft im Hotel an unserem Check-in Counter neben der Hotelrezeption erhalten.

  • Warum habe ich ein Meeting mit einem Betreiber in meinem Meetingplan, den ich mir nicht gewünscht hatte?

    Wir sind bestrebt, mindestens 70 % Ihres Meetingplans mit den von Ihnen gewünschten Terminen zu füllen. Da ein Betreiber 13 Meetings pro Tag und maximal 26 Meetings pro Veranstaltung durchführen kann, kommt es immer wieder vor, dass Meetingwünsche nicht erfüllt werden können. Unser System weist Ihnen je nach Verfügbarkeit freie Betreiber zu, sodass Sie am Ende die von Ihnen gebuchten 12 bzw. 24 Meetings erhalten.

    Gerade die ungeplanten und zufälligen Meetings sind das Besondere an MEET THE TOP. Sie treffen Menschen und potenzielle Geschäftspartner, mit denen Sie auf normalem Wege wahrscheinlich nie gesprochen oder sie kennengelernt hätten. Umgekehrt hätte auch der Betreiber im Vorfeld nicht vermutet, dass Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung für ihn interessant sein könnte. Gehen Sie also offen in jedes Speed-Dating-Meeting und lassen Sie sich überraschen. Es wäre nicht das erste Mal in der Geschichte von MEET THE TOP, dass sich gerade diese zunächst ungewollten Termine am Ende als die wertvollsten erwiesen haben.

  • Warum kann ich mehr Meetings vergeben, als ich gebucht habe?

    Die Anzahl der Wunschtermine ist höher als Ihre gebuchte Meeting-Anzahl, nur so ist gewährleistet, dass wir Ihnen möglichst viele Ihrer gewünschten Gesprächspartner zuteilen können. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Prioritäten zu vergeben. Hierbei zählt „A“ als die höchste Priorität und „C“ als niedrigste. Betreiber, welche Sie unbedingt sprechen möchten, sollten daher mit den höchsten Prioritäten A und B belegt werden. Bitte bedenken Sie, dass auch ein Terminwunsch mit „A“ keine 100 %-ige Garantie darstellt. Falls ein Betreiber von mehr Firmen gewünscht wird, als er in 2 Tagen absolvieren kann, erhalten Sie von unserem System wiederum 2 Betreiber der niedrigeren Prioritäten-Stufe zum Ausgleich.

    • Wenn Sie 24 Meetings gebucht haben, erhalten Sie insgesamt 36 Wunschmöglichkeiten (12 x A, 12 x B, 12 x C).
    • Wenn Sie 12 Meetings gebucht haben, erhalten Sie insgesamt 24 Wunschmöglichkeiten (8 x A, 8 x B, 8 x C).
  • Was bedeuten die Kategorien A, B und C bei der Meetingwahl?

    “A” steht für die höchste Priorität, “C” für die niedrigste. Unsere Matching-Software kann durch diese Parameter allen Teilnehmenden einen bestmöglichen und fairen Meetingplan erstellen.

    Wenn ein Betreiber ein Vielfaches an Meetingwünschen (z. B. 50 und mehr) erhält, die er nicht an 2 Tagen und maximal 26 Terminslots abdecken kann, erhalten einige Industrieunternehmen aufgrund eines Zufallsalgorithmus diesen Betreiber nicht, obwohl sie ihn auf Priorität “A” gesetzt hatten. Zum Ausgleich bekommen diese Firmen zwei “B” Kandidaten. Das System ist bestrebt, durch viel Rechenleistung den bestmöglichen und fairsten Meetingplan für jeden Teilnehmenden zu erstellen.

  • Was bedeutet der gelbe “Wunsch” in meinem Login-Bereich - ist das gleich ein Meeting mit einem Betreiber?

    Sollten Sie in Ihrem Login-Bereich neben eines Betreibernamen das gelbe Wort “Wunsch” angezeigt bekommen, so bedeutet dies die Meeting-Wunschäußerung eines Betreibers, der Sie gerne vor Ort sprechen möchte. Ein Betreiber kann insgesamt 15 Wünsche platzieren. Ein Wunsch ist jedoch keine verbindliche Buchung für ein Meeting. Die Industrie, somit Sie, finanzieren das Event, womit auch Sie die Entscheidung treffen können, mit wem Sie sprechen möchten. Sie haben nun 3 Möglichkeiten: 1. Sie können den Wunsch ignorieren und Ihre Wunschprioritäten nur auf Betreiber setzen, die Sie interessieren. 2. Sie können den Meeting-Wunsch im Online-Portal nicht erwidern und spekulieren darauf, den Betreiber vor Ort anzutreffen und an einem Nachmittag oder Abend ins Gespräch zu kommen. 3. Sie erwidern den Wunsch und vergeben Ihre Priorität A bis C, je nachdem wie sehr Sie der Betreiber interessiert und wie wichtig Ihnen dieser Termin ist.

    Unser Tipp: Wir empfehlen Ihnen das Vorgehen wie in der Möglichkeit Nr. 3. Bei mehreren hundert Teilnehmern, vorterminierten Businessmeetings am Vormittag, Fachvorträgen am Nachmittag, einer großen Hotelanlage wie auch Rahmen- und Freizeitprogramm, passiert es schnell, dass entscheidende Kontakte verpasst werden. Durch die zeitlich begrenzten 20-minütigen Gespräche ist Ihnen die volle Aufmerksamkeit des Betreibers sicher.


Durchführung der Meetings

  • Wo finden die Meetings statt?

    Die 20-minütigen Business-Meetings finden in Räumlichkeiten der Hotelanlage statt. Die einzelnen Räume und Flächen sind vor Ort ausgeschildert. Zur besseren Orientierung erhalten Sie einen Lageplan in Ihrer Teilnehmertasche. Diesen Lageplan finden Sie zudem im Teilnehmerhandbuch und in der MTT-Event-App.

  • Wie ist der Ablauf der Meetings?

    Als Industrieteilnehmer haben Sie Ihren eigenen fest zugewiesenen Tisch mit einer Nummer von 001 bis 250. Ihre Tischnummer befindet sich im oberen grauen Balken Ihres Meetingplans. Zusätzlich befindet sich auf Ihrem Tisch ein Aufsteller mit Ihrer Tischnummer, sowie Ihrem Firmenlogo.

    Sollten Sie 12 Meetings gebucht haben, steht Ihnen Ihr Meetingtisch nur am Tag Ihrer Meetings zur Verfügung. Am Folge- oder Vortag ist der Tisch von einem anderen Industrieunternehmen mit 12 Meetings besetzt.

  • Was mache ich, wenn ein Betreiber nicht zu einem Meeting erscheint?

    Warten Sie bitte die ersten Minuten noch ab. Oftmals ist der Betreiber schon auf dem Weg zu ihnen. Mitarbeiter des MTT-Teams sind in allen Räumen positioniert und achten darauf, wenn an einem Meetingtisch kein Gesprächspartner gegenüber sitzt. In der Regel werden Sie von unserem Team angesprochen. Sollten Sie schon länger als 3 Minuten warten, nehmen Sie bitte zu unseren Mitarbeitern in Ihrem Raum Kontakt auf, damit wir uns auf die Suche nach dem Betreiber machen und diesen schnellstmöglich zu Ihnen leiten können.

  • Was passiert, wenn ein Betreiber zu spät zu einem Meeting kommt?

    MEET THE TOP ist eine Veranstaltung von Menschen, für Menschen. Überall dort, wo Menschen zusammenkommen, können Abweichungen und unvorhersehbare Dinge passieren. Als Veranstalter sind wir im Vorfeld, vor Ort wie auch nach dem Event immer bestrebt, Ihnen ein bestmögliches Ergebnis zu bieten. Wir haben es jedoch nicht immer in der Hand, dass bei über 2.500 Meetings innerhalb von 2 Vormittagen alle Ihre Gesprächspartner pünktlich erscheinen werden.

    Soweit der Betreiber wirklich deutlich zu spät gekommen ist (über 5 Minuten), würden wir Sie bitten innerhalb des Gesprächs den Betreiber zu fragen, ob dieser bereit ist, das Gespräch am Nachmittag oder Abend zu wiederholen, um die verpasste Zeit nachzuholen.

    Sollte es hier keine Bereitschaft geben, kontaktieren Sie uns bitte vor Ort entweder zwischen Ihren Meetings oder spätestens nach dem Meetingtag, damit wir noch die Möglichkeit haben vor Ort eine Lösung zu finden.


Organisatorisches während des Events

  • Gibt es einen Dresscode?

    Wir führen keinen verbindlichen Dresscode, möchten Ihnen jedoch gerne eine grobe Orientierung geben. Der Kleidungsstil, der gerne verwendet wird, lautet “Business Casual”. Sowohl während der Meetings, als auch bei den Abendveranstaltungen besteht keine Anzugs- oder Krawattenpflicht. Wir möchten, dass Sie sich wohlfühlen, daher tragen Sie gerne die Kleidung, die Sie auch sonst im Businessbereich oder zu Restaurantbesuchen tragen. Sollten Sie sich weiterhin unsicher sein, werfen Sie gerne einen Blick in unsere Galerie und schauen Sie sich die Fotos der Teilnehmer der letzten Jahre an.

  • Darf ich Roll-Ups und Produkte an meinem Meetingtisch aufstellen?

    Soweit Sie kein Sponsor-Paket (SILBER, GOLD, PLATIN) gebucht haben, ist das Aufstellen von Roll-Ups, Bannern, größeren Geräten oder Produkten nicht gestattet. Materialien wie Flyer, Broschüren, kleinere Kundengeschenke oder Testprodukte dürfen nur auf oder unter dem Meetingtisch platziert werden.

    In einem Raum von bis zu 50 Meetingtischen, wären für die Betreiber die Tische und Tischnummern nicht mehr zu erkennen, was den Ablauf und pünktlichen Beginn der Meetings erheblich stören würde. Zur Wahrung der Sicherheit müssen die Laufwege frei bleiben, warum Produkte oder sonstige Aufbauten neben Ihrem Meetingtisch ebenfalls untersagt sind.

    Sponsoren können im Rahmen Ihrer zur Verfügung stehenden Fläche Roll-Ups aufstellen und Produkte ausstellen. Hier gilt nur die Regel, dass die Roll-Ups und Produkte die Nachbarflächen nicht verdecken oder einsperren dürfen.

  • Wann erhalte ich Zugriff auf die Event-App?

    Ca. 3-5 Tage vor dem Event erhalten Sie Ihre persönlichen Anmeldedaten und Links zu den jeweiligen App-Stores für die MEET THE TOP App. Diese ist exklusiv nur für die Teilnehmer vor Ort bestimmt. Die App verkörpert den smarten Organizer des Premium-Treffens, mit dem Sie jederzeit Ihren Meetingplan digital abrufen und mit anderen Teilnehmern kommunizieren können.

    Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, bei Fragen oder Problemen die Chat-Funktion zu nutzen und direkt mit dem Event-Team in Kontakt zu treten.

  • Programmänderungen, Abfahrtszeiten Bus-Shuttle und Ankündigungen

    Kurzfristige Programm- und Meetingänderungen, sowie Veranstaltungsinformationen werden auf den Info-Tafeln an der Rezeption, am Info-Counter, und in der MTT-App veröffentlicht. Um auf dem Laufenden zu bleiben, empfehlen wir Ihnen insbesondere die Nutzung unserer MTT-App. Die Bus-Shuttle-Abfahrtszeiten werden 1 Tag vor Ihrer Abreise an der Rezeption bzw. am Info-Counter ausgehängt.

  • Gibt es W-LAN vor Ort?

    Die Nutzung des W-LANs ist für den gesamten Eventzeitraum kostenfrei. Sie haben sowohl auf dem Hotelzimmer, als auch in den Veranstaltungsräumen kostenfreies W-LAN. Für Ihre Produktpräsentation während der Meetings, empfehlen wir Ihnen jedoch eine Offline-Version dabei zu haben. Wir können die Stabilität und Geschwindigkeit der Internetverbindung leider nicht garantieren.

  • Wo finde ich das Event-Pogramm?

    Das Event-Programm veröffentlichen wir auf unserer Website. Hier können Sie den Tagesablauf und die einzelnen Programmpunkte einsehen.

  • Wo finde ich das Vortragsprogramm?

    Das Vortragsprogramm mit Themen und Referenten veröffentlichen wir spätestens 30 Tage vor der Veranstaltung auf unserer Website www.meet-the-top.de.


MEET THE TOP Fitness 2024